关于印发《湖南省水利厅档案管理制度》的通知

湖南省水利厅  时间:2014-03-10

厅机关各部门、各单位,厅直各单位: 现将《湖南省水利厅档案管理制度》印发给你们,请遵照执行。 湖南省水利厅 2014年3月7日 湖南省水利厅档案管理制度 为加强水利档案管理工作,提高档案工作质量,根据《中华人民共和国档案法》、《湖南省档案管理条例》及水利行业有关档案管理规定,结合我厅实际,制定本制度。 一、档案立卷归档制度 (一)归档范围 凡记述和反映我厅主要职能活动,以及上下级机关和同级机关与我厅工作密切相关,具有长久和重要查考价值的文件资料、图片声像资料、奖牌奖杯等实物都属于归档范围。 1、省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅和水利部、长江委等上级机关发来的各种文件资料。 2、同级机关发来的同我厅工作职能密切相关的文件资料,下级机关报送的重要文件资料。 3、厅机关及各部门、单位的发文、重要的函电以及有关机构设置、人员编制、工资福利、职工名册、干部、党团员统计、工作制度、安全保卫等文件资料。 4、全厅性的年度工作计划、总结、预决算、工作要点、大事纪要、情况汇报,我厅组织的调查报告、典型材料等。 5、我厅有关规划计划、执法、财务、基建、物资、水利水电工程项目建设与管理、防汛抗旱、外事、科技教育、劳动人事等方面的文件、材料、图纸、报表、帐簿、凭证、合同等。 6、厅党组会议、党组民主生活会议、厅务会议、厅长办公会议等记录、纪要和我厅各部门、单位召开全省性业务会议的文件材料、领导讲话等。 7、党团员、干部、职工调动、退职、退休、转移组织关系介绍信及存根,已经办理的人民代表议案、建议、批评、意见,政协委员提案,重要的人民来信来访材料。 8、厅机关关于房屋修建、使用、土地征购、地皮划分的文件、图纸,固定资产登记册,同外单位签订的协议、合同和重要来往函件。 9、上级领导视察、调研湖南水利工作及反映全省水利工作阶段性成果和重大水事活动的材料、图片、声像资料等。 10、其他需要保存备查的文书材料。 (二)立卷分工 根据我厅各部门、单位的职责分工,凡综合性的材料原则上由厅办公室立卷,属于部门业务的由承办部门、单位立卷。 11、省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅的来文,由厅办公室立卷。水利部、长江委的来文,综合性的由厅办公室立卷,业务性的由承办部门、单位立卷。 12、我厅发文按发文字号由承办部门、单位立卷。厅党组发文、党组会议记录、厅务会、厅长办公会议记录由厅办公室立卷。防汛抗旱指挥部、水利建设指挥部及其办公室、水土保持和电气化领导小组办公室、厅机关各职能局(中心)、公司的发文,由各发文单位立卷。学会发文由科外处立卷。 13、我厅代省委、省人民政府拟稿、以省委、省人民政府名义下发的文件,我厅备份留存。 14、以省委、省人民政府名义召开、由我厅主办的会议,综合性的文件资料由厅办公室立卷,业务性的文件资料由会议承办部门、单位立卷。 15、我厅形成的调查材料、工作总结、统计报表、党员职工名册等内部文件材料,由形成部门、单位立卷。 16、同级机关发来与我厅有关的文件,综合性的由厅办公室立卷,业务性的由承办部门、单位立卷。 17、下级机关上报的文件材料,综合性的由厅办公室立卷,业务性的由承办部门、单位立卷。 (三)立卷归档要求 18、立卷归档工作实行一把手负责制,各部门、单位要确定专职或兼职文书处理人员负责文件材料的立卷工作,并保持稳定,确保案卷质量。 19、文书处理人员应按照立卷归档范围,将应归档的文件材料随时收集齐全,特别要注意将底稿、附件和帐外文件收集齐全。各部门、单位工作人员应将办完的文件材料交给所在部门、单位的文书处理人员立卷,不得私自留存。 20、文书处理人员要按照本部门、单位文件来源、产生的时间、内容、形式、部门、单位机构设置和业务分工等情况,合理地设置类别项目,准确归类,保持文件之间的有机联系,使立成的案卷构成有机整体,能够科学地反映立卷部门、单位的面貌。 21、文书处理人员每年年初应与厅档案室共同研究,根据本部门、单位职责范围、工作任务,考虑当年可能产生的文件,并参考前年产生的文件和立卷情况,按照立卷的原则、方法、要求,编制好案卷类目条款。根据类目条款设置预备卷宗,平时将办理完毕的文件材料归入预备卷内。 22、归档的案卷在技术加工上要符合要求,写好标题,编出张号,填写归档文件目录和备考表,去掉金属物。对卷内材料进行数字化处理,连同其他电子文档一并归档。 23、各部门、单位要高度重视图片、声像资料和奖牌、奖杯、证书等实物档案的归档工作,按要求进行编目整理。 24、我厅形成的正式文件(包括会议文件、内部材料等)应保存一式3份,交厅档案室2份,部门、单位留存1份,以备查找利用。电子文档刻录成光盘一式2份,1份交厅档案室,1份留存备份。 25、上年度的案卷,应于次年2月以前移交厅档案室。 26、我厅形成的人事、基建、会计、水利工程建设项目、科研项目、信息化项目及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行,由厅机关各职能部门、单位分别立卷,归档保存。 27、厅档案室工作人员,每年应到各部门、单位了解立卷情况,协助和指导该部门、单位文书处理人员做好平时立卷工作。 二、档案库房管理制度 厅档案室是全厅综合类档案的主要保存场所,厅机关各部门、单位应根据相应专业设立专门类别的档案室或资料室,在厅办公室指导下,共同负责保管全厅各类档案材料。 28、档案库房是存入各类档案的重地,应安排或指定专人负责管理。 29、库房要有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防消磁等设备设施,并采取必要的预防措施,确保入库档案的安全。 30、库房内档案要分类存放,排列整齐有序,编制橱箱号码和存放案卷示意图,便于查找。 31、要定期进行库藏档案的清理校对工作,做到帐实相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。 32、电子档案应配备专用的电子文件柜,每年定期备份,规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃~20℃,相对湿度选定在35%~45%。 33、档案管理员调动工作时,应在离职前办好档案库房的交接手续。 三、档案查阅利用制度 34、厅机关各部门、单位一般只能借阅与本部门、单位业务有关的文件资料或厅领导授权处理的问题有关文件资料,不得借阅与本部门、单位业务无关或未经领导交办、涉及个人问题的有关文件资料。 35、厅机关各部门、单位档案借阅人须持本部门、单位领导签署的证明并填写档案借阅登记,方可借阅并在阅档室阅看。其他单位人员查阅档案资料,须持所在单位介绍信,经厅分管档案工作的领导审批后,才能查阅。 36、厅档案室及各部门、单位设立的专门类别的档案室或资料室应建立《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》,对借阅和利用情况进行登记。查阅档案和复印档案资料,应在利用效果登记表上注明并登记。 四、档案保密制度 37、档案管理员要增强保密观念,严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律,违者按情节依法惩处。 38、已归档的秘密文件资料,只限于直接需要的部门和人员使用,查阅时须经分管厅领导批准。对定有密级的文件资料,未经密级审批部门批准,不得翻印和摘抄。 39、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接,必须实行物理隔离。对已存储的电子档案数据进行修改时,应建立修改台帐。保存电子数据档案的计算机维修时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并做好计算机修理登记。 信息公开选项:主动公开 湖南省水利厅办公室 2014年3月7日印发
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